SU SEGURIDAD ES NUESTRA MAYOR PRIORIDAD
En Gen3sis S.A.S le damos especial atención a la protección de sus Datos Personales, por lo que a continuación nos permitimos informarle a nuestros Clientes, Usuarios y Visitantes, aquellos temas relevantes sobre el Tratamiento de Datos Personales que realizamos, de conformidad con lo dispuesto en la Ley No. 1581 de 2012, el Decreto No. 1377 de 2013, el capítulo XXV del Decreto No. 1074 de 2015 y la Ley No. 1266 de 2008, en lo pertinente, así como las demás leyes vigentes en materia de protección de Datos Personales o aquellas que las sustituyan, modifiquen o complementen.
En esta POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante, la “Política”) incluimos información de interés tales como: el tipo de datos que recolectamos y tratamos; las finalidades del Tratamiento, sus derechos como Titular de los datos personales; los mecanismos que tienes para hacer valer sus derechos como titular; entre otros temas. Esta política está dirigida a Usuarios, Clientes, Visitantes, Empleados y terceros cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de Gen3sis S.A.S, lo cual se especifica en los anexos de esta Política.
Le solicitamos que lea cuidadosamente esta Política antes de aceptar el Tratamiento de sus datos y/o hacer uso de nuestros servicios.
- SUS DATOS PERSONALES.
Para acceder a la información y/o servicios de los espacios de Interacción de Gen3sis S.A.S, y poder interactuar en ellos, deberá suministrar voluntaria y libremente, sus datos ciertos, no sensibles de identificación personal, como son: nombre, apellidos, identificación, edad, género, teléfono, dirección física y electrónica, país, ciudad y demás datos necesarios que le sean solicitados en el proceso de registro y/o en los canales o herramientas de contacto.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
Gen3sis S.A.S se esfuerza en proteger a sus usuarios como a nosotros mismos del acceso no autorizado o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de la información que poseemos.
La transmisión de datos a través de Internet o cualquier red inalámbrica no puede garantizarse que sea 100% segura. Como resultado de ello, al mismo tiempo que tratamos de proteger su información personal, no podemos asegurar o garantizar la seguridad total y efectiva de cualquier información que usted transmita a Gen3sis S.A.S, por lo que usted lo hace bajo su riesgo.
En la búsqueda de lograr la mayor seguridad posible, nosotros:
- Encriptamos todos nuestros servicios usando el protocolo de seguridad SSL.
- Poseemos múltiples controles sobre nuestros sistemas de información que nos permite mantener una mayor seguridad de su información.
- Supervisamos e implementamos las más modernas prácticas y protocolos en la recopilación, almacenamiento y procesamiento de información, incluidas nuestras medidas de seguridad físicas, para protegernos frente al acceso no autorizado a los sistemas.
- Restringimos el acceso a la información personal que poseemos de nuestros clientes y/o usuarios, a los empleados y contratistas que necesiten conocer tal información para procesarla por nosotros, y que estén sujetos a estrictas obligaciones contractuales de confidencialidad y puedan ser sancionados o despedidos si no cumplen con estas obligaciones.
- ALMACENAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES.
3.1. Los datos personales de todos nuestros clientes y/o usuarios se almacenarán en una base de datos que se encuentra detrás de un firewall para mayor seguridad. El servidor en donde reposa la base de datos está protegido físicamente en un lugar seguro. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o usuarios.
- RECEPCIÓN DE SU INFORMACIÓN / USO DE SU INFORMACIÓN.
4.1. La información privada de los usuarios y/o clientes en principio está destinada a la prestación del servicio para el cual este se vinculó.
4.2. Cuando usted se registra para poder participar y/o utilizar alguno de los diferentes espacios de Interacción de Gen3sis S.A.S se le puede solicitar en el proceso información básica como nombre, apellidos, ocupación, edad, dirección, fecha de nacimiento, teléfono entre otros.
4.3. Cuando envía una solicitud de consulta, asistencia y/o reclamo es posible que le pidamos información personal.
4.4. Puede que le pidamos información personal en otros momentos, usted es libre de proporcionarla o no.
4.5. Podemos recibir en forma automática y registrar la información en registros de nuestro servidor desde su navegador, incluyendo su dirección IP, su nombre de equipo, el tipo y la versión de su navegador web, direcciones de referencia entre otros. También podemos grabar las visitas que usted haga a nuestro sitio web o el uso que usted haga de las aplicaciones que utilizamos y a las cuales usted ingrese y que sean propiedad de Gen3sis S.A.S
4.6. En general, no vamos a revelar su información personal a terceras partes no afiliadas sin su consentimiento expreso.
4.7. Puede haber circunstancias en las que es posible que tengamos que revelar información personal sobre un usuario y/o cliente. Estas razones son: El empleo de otras empresas para realizar funciones en nuestro nombre, tales como el cumplimiento de pedidos, proporcionar servicio al cliente, envío de correo electrónico y correspondencia, procesamiento de pagos con tarjeta de crédito, u otras funciones necesarias para nuestra actividad comercial.
4.8. Las obligaciones incluidas en estas prácticas sobre el cuidado o manejo que Gen3sis S.A.S le debe dar a la información personal de sus clientes y/o usuarios no aplican cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
4.9. La Información proporcionada por los clientes, visitantes y/o Usuarios, podrá ser usada por Gen3sis S.A.S de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de:
(i) Proveer información, servicios y productos requeridos
(ii) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el cliente
(iii) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes
(iv) Informar sobre cambios de nuestros productos o servicios
(v) Evaluar la calidad de la atención y el servicio
(vi) Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo
(vii) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
(viii) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación.
4.11. En caso de una venta de la mayoría de los activos de la empresa, la información de los clientes y/o usuarios puede ser transferida al comprador como parte del establecimiento de comercio.
- LAS COOKIES.
Gen3sis S.A.S y su sitio web https://gen3sis.co utilizan cookies para personalizar y facilitar al máximo la navegación del USUARIO por su sitio web. Las cookies se asocian únicamente a un USUARIO anónimo y su ordenador y no proporcionan referencias que permitan deducir datos personales del USUARIO.
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- CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN DE INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS USUARIOS.
En cualquier momento los clientes y/o usuarios podrán solicitarle a Gen3sis S.A.S como responsable de los datos personales, que proporcione información sobre los mismos, que los actualice, los rectifique, así mismo podrá incluir nuevos datos si es su deseo, suprimirlos o excluirlos de la base de datos salvo que el dato sea absolutamente necesario para la prestación del servicio al cual se encuentra registrado y/o inscrito el cliente y/o usuario y quiera permanecer en él, de lo contrario, se desvinculará y/o desactivará totalmente del mismo.
Si el usuario y/o cliente desea ejercer sus derechos y por tanto actualizar, rectificar suprimir entre otros deberá enviar un correo electrónico a: juan.gomez@gen3sis.net
- DERECHOS DE LOS CLIENTES Y/O USUARIOS (1581 DE 2012, ARTÍCULO 8).
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- VIGENCIA.
El cliente y/o Usuario acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que Gen3sis S.A.S Ejerza las actividades propias de su objeto social.
- ATENCIÓN AL CLIENTE.
Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del usuario o cliente, podrá comunicarse con Gen3sis S.A.S al correo juan.gomez@gen3sis.net o llamar al teléfono: 350 6199798 en horario de oficina.
Una vez el Usuario y/o Cliente presente una solicitud de las mencionadas anteriormente, Gen3sis S.A.S tendrá hasta diez (10) días hábiles. En todo caso Gen3sis S.A.S podrá sujetarse a los términos establecidos en la ley.
- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE MIS DATOS
Juan Gómez
Colombia
Correo electrónico: juan.gomez@gen3sis.net
Teléfono: 350 6199798
Gen3sis S.A.S puede cambiar unilateralmente su política de privacidad y de uso de datos personales. No limitaremos sus derechos derivados de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales sin su expreso consentimiento. Publicaremos cualquier modificación de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales en esta página. Además, conservaremos las versiones anteriores de la presente Política de privacidad y de uso de datos personales.
Nuestros Servicios y Productos no están dirigidos a niños, niñas y adolescentes por lo que se les solicita abstenerse de seguir adelante con el registro y/o servicio en caso de que usted sea una persona menor de dieciocho (18) años.
- ¿COMO ACCEDER, RECTIFICAR Y ACTUALIZAR SUS DATOS PERSONALES O SOLICITAR LA SUPRESIÓN DE LOS MISMOS?
Usted tiene derecho a acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como a rectificarlos actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos.
Para ejercer el referido derecho debe tener en cuenta lo siguiente:
La dependencia encargada de los asuntos vinculados a la protección de datos es la Gerencia Comercial de Gen3sis S.A.S , que se encuentra ubicada en Cr 20 N° 76-60 Bogotá, Colombia.
La dirección electrónica: juan.gomez@gen3sis.net
Para mayor información, favor de comunicarse al 350 6199798 o visitar nuestro sitio web https://www.gen3sis.net
- POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTÍCULO 1. LEGISLACIÓN APLICABLE.
Estas políticas fueron elaboradas teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
ARTICULO 2. AMBITO DE APLICACIÓN. Estas políticas se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal qué recoja y maneje Gen3sis S.A.S
ARTÍCULO 3. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente manual aplican a las bases de datos de cada unidad de negocios existente y que llegare a existir, los cuales podrán consistir, pero no necesariamente limitados a ellos, los siguientes: Atención al Cliente, Facturación, Cobranzas, Contabilidad, Mercadeo, Suscripciones, Publicidad, Medios Electrónicos cuyo período de vigencia es el mismo que tenga de duración la sociedad Gen3sis S.A.S registrada ante la Cámara de Comercio de Bogotá.
ARTÍCULO 4. OBJETO. Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Gen3sis S.A.S , a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
ARTÍCULO 5. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por Gen3sis S.A.S en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.
Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por Gen3sis S.A.S debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Gen3sis S.A.S en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos qué le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de Gen3sis S.A.S , se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
CAPÍTULO II
AUTORIZACIÓN
ARTÍCULO 6. AUTORIZACIÓN. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de Gen3sis S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. Juan Gómez, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.
ARTÍCULO 7. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato o medio que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por Gen3sis S.A.S y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2102.
Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:
- Quién la recopila (responsable o encargado)
- Qué se recopila (datos que se recaban)
- Para qué se recogen los datos (las finalidades del tratamiento)
- Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados
- Si se recopilan datos sensibles
ARTÍCULO 8. AVISO DE PRIVACIDAD:
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
ARTÍCULO 9. AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
Gen3sis S.A.S conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de datos personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Para el almacenamiento del modelo, Gen3sis S.A.S podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología.
CAPITULO III
DERECHOS Y DEBERES
ARTÍCULO 13. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
- a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Gen3sis S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
- b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Gen3sis S.A.S, en su condición de Responsable del Tratamiento.
- c) Ser informado por Gen3sis S.A.S previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
- d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
- e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
ARTÍCULO 14. DEBERES EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.
Gen3sis S.A.S tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, Gen3sis S.A.S se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con en el tratamiento de datos personales:
▪ Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
▪ Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
▪ Realizar oportunamente, esto en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos.
▪ Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
▪ Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
▪ Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
▪ Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
▪ Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
▪ Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTÍCULO 15. DERECHO DE ACCESO:
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, Gen3sis S.A.S debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están en posesión del responsable.
La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del tratamiento, lo cual se traduce en el deber de Gen3sis S.A.S de informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada una de las finalidades que justifican el tratamiento.
Gen3sis S.A.S garantizará el derecho de acceso cuando, previa acreditación de la identidad del titular o personería de su representante, se ponga a disposición de éste, de manera gratuita, el detalle de los datos personales a través de medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite de plazo y deberá permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
ARTÍCULO 16 CONSULTAS.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, Gen3sis S.A.S garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para la atención de solicitudes de consulta de datos personales Gen3sis S.A.S garantiza:
- Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
- Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.
- Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
- En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
ARTÍCULO 17. RECLAMOS
. De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- El reclamo lo podrá presentar el Titular en los formatos que al efecto presente Gen3sis S.A.S en su sitio web. Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia Gen3sis S.A.S recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene Gen3sis S.A.S una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.
Gen3sis S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:
En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
Gen3sis S.A.S tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.
Gen3sis S.A.S podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en el sitio web.
Gen3sis S.A.S utilizará los servicios de atención o servicio al cliente que tiene en operación, siempre y cuando los plazos de respuesta no sean mayores a los señalados por el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Cada vez que Gen3sis S.A.S ponga a disposición una herramienta nueva para facilitar el ejercicio de sus derechos por parte de los titulares de información o modifique las existentes, lo informará a través de la respectiva sección en su sitio web.
Parágrafo 2.
SUPRESIÓN DE DATOS.
El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a Gen3sis S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
- Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Gen3sis S.A.S
Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
- La solicitud de supresión de la información no procederán cuándo el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
En caso de resultar procedente la cancelación de los datos personales, Gen3sis S.A.S debe realizar operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la recuperación de la información.
CAPITULO V
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
ARTÍCULO 20. MEDIDAS DE SEGURIDAD.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, Gen3sis S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
ARTÍCULO 21. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD.
Gen3sis S.A.S mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los recursos protegidos.
- Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012
- Funciones y obligaciones del personal.
- Estructura de las bases de datos de carácter personal y descripción de los sistemas de información que los tratan.
- Procedimiento de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias.
- Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación de los datos.
- Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad que se implemente.
- Medidas a adoptar cuando un soporte o documento vaya ha ser transportado, desechado o reutilizado.
- El procedimiento deberá mantenerse actualizado en todo momento y deberá ser revisado siempre que se produzcan cambios relevantes en el sistema de información o en la organización del mismo.
- El contenido del procedimiento deberá adecuarse en todo momento a las disposiciones vigentes en materia de seguridad de los datos personales.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
ARTÍCULO 22.
Gen3sis S.A.S designa a Juan Gómez, Director G3; para cumplir la función de protección de datos personales y para dar trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012
ARTÍCULO 23.
VIGENCIA. El presente manual rige a partir del 01 de enero de 2024.
